Wykwalifikowany księgowy zarabiający 7 500 zł miesięcznie spędza 27% czasu na przepisywaniu faktur. To jak zatrudnić chirurga do sprzątania sali operacyjnej. Przez tydzień obserwowaliśmy pracę 18 księgowych w małych biurach. Wyniki pokazują, dlaczego zawsze brakuje czasu – i gdzie on faktycznie ucieka.
Czas czytania: 4 minuty
Jeden dzień z życia księgowego
Agnieszka ma 5 lat doświadczenia i obsługuje 12 firm. Typowy wtorek wygląda tak:
8:00 – 47 nowych maili. 23 faktury, 12 pytań typu „kiedy przelew?”, reszta spam. Sortowanie: 25 minut.
8:30 – Przetwarzanie faktur. Dla każdej z 23 faktur:
- Otwórz załącznik (co piąte zdjęcie nieostre)
- Zapisz na dysku w odpowiednim folderze
- Przepisz: numer, data, kwota netto, VAT, brutto, kontrahent
- Skategoryzuj, oznacz status
Czas: 3-4 minuty na fakturę. Razem: 80 minut czystego przepisywania.
10:30 – Telefony i maile przerywające pracę co 15 minut. Pan Kowalski pyta o ZUS. Pani Nowak potrzebuje zaświadczenia. Do południa: 10 takich przerwek, 40 minut.
11:30 – W końcu księgowania. Właściwa praca księgowego. Problem? Minęło już 3,5 godziny, a merytorycznej pracy było może godzinę.
16:00 – Ostatnia godzina: przypomnienia o płatnościach, aktualizacja arkuszy, porządki w plikach.
17:00 – Koniec dnia. Agnieszka czuje zmęczenie, ale nie satysfakcję. Większość dnia to robienie rzeczy, które nie wymagały jej kwalifikacji.
Co pokazują liczby
Tydzień obserwacji w trzech biurach księgowych. 18 księgowych, różne poziomy doświadczenia.
Rozkład czasu pracy (40h tygodniowo):
27% – Przetwarzanie dokumentów (10,8h)
- Pobieranie faktur z maili
- Zapisywanie plików
- Przepisywanie danych
- Szukanie brakujących dokumentów
Czysty data entry. Nie wymaga kwalifikacji księgowego.
23% – Komunikacja operacyjna (9,2h)
- Odpowiadanie na powtarzalne pytania
- Przypominanie o terminach
- Wyjaśnianie tego samego po raz 50.
70% tych pytań to ten sam content: „Kiedy termin ZUS?” „Czy mogę dostać kopię faktury?” „Jak zakwalifikować ten wydatek?”
31% – Księgowania i rozliczenia (12,4h)
To jedyna część wymagająca faktycznych kwalifikacji księgowego.
12% – Administracja (4,8h)
- Szukanie dokumentów
- Sprawdzanie płatności
- Aktualizacja arkuszy
7% – Rozwój i strategia (2,8h)
- Nowi klienci
- Optymalizacja procesów
- Szkolenia
Mniej niż 3 godziny tygodniowo na rozwój firmy.
Ile to kosztuje?
Prosty rachunek:
Księgowy → koszt pracodawcy: 7 500 zł/msc
Z czego:
- 27% czasu na przepisywanie → 2 025 zł/msc
- 23% czasu na powtarzalne pytania → 1 725 zł/msc
3 750 zł miesięcznie na zadania niemerytorycze.
Masz 8 księgowych? 360 000 zł rocznie.
Ale to nie tylko pieniądze. To też:
- Wypalenie zespołu (nudna, powtarzalna praca)
- Rotacja pracowników (odchodzą bo „to nie jest praca dla wykwalifikowanego księgowego”)
- Brak czasu na rozwój firmy
- Niemożność wzięcia nowych klientów bez zatrudniania
Co z tym zrobić?
Krok 1: Zmierz
Poproś jednego księgowego, żeby przez jeden dzień zapisywał każdą czynność:
8:00-8:25 | Sortowanie maili | 25 min
8:25-9:45 | Przepisywanie faktur | 80 min
9:45-9:52 | Telefon - pytanie o ZUS | 7 min
Podsumuj w kategorie. Samo zobaczenie rozkładu będzie odkryciem.
Krok 2: Znajdź quick wins
Które 20% zadań zabiera 80% niepotrzebnego czasu?
Zwykle:
- Przepisywanie faktur
- Powtarzalne pytania
Przykład – faktury:
→ Poziom 0 (0 zł): Poproś klientów o standard (jeden format, jedna nazwa pliku). Oszczędność: 20-30% czasu.
→ Poziom 1 ($): Proste OCR wyciąga dane, księgowy tylko sprawdza.
→ Poziom 2 ($$$): Pełna automatyzacja od maila do systemu.
Przykład – pytania:
→ Poziom 0 (0 zł): FAQ na stronie z 20 najczęstszymi pytaniami.
→ Poziom 1 ($): Automatyczne przypomnienia o terminach.
→ Poziom 2 ($$$): Asystent AI odpowiadający 24/7.
Nie musisz od razu iść na poziom 2. Często poziom 0 daje 50% poprawy.
Krok 3: Policz ROI
Framework:
Oszczędność: 5h tygodniowo × 50 zł/h = 250 zł/tyg = 1 000 zł/msc
Koszt rozwiązania: 500 zł/msc
ROI: 500 zł zysku miesięcznie od 2. miesiąca
Ale ważniejsze niż pieniądze:
- Zespół robi pracę, do której się uczył
- Mniejsza rotacja (ludzie zostają)
- Wyższa jakość (więcej czasu na merytorykę)
- Możliwość wzrostu bez nowych etatów
Podsumowanie
→ Typowy księgowy traci 15+ godzin tygodniowo na zadania niemerytorycze
→ To koszt 45 000 zł rocznie na osobę
→ Tylko 31% czasu to faktyczna praca księgowa
→ Nawet proste zmiany mogą dać 50% poprawy
→ To nie tylko pieniądze – to jakość życia zespołu
Jedna rzecz do zrobienia jutro
Przez jeden dzień śledź gdzie idzie twój czas.
Nie idealizuj. Zapisz rzeczywistość.
Wyniki cię zaskoczą.
Pytanie do ciebie: Ile godzin tygodniowo ty i twój zespół tracicie na zadania, które „ktoś musi robić”, ale nie wymagają waszych kompetencji?
Dodaj komentarz